ERP – така омріяна та одночасно лякаюча для топ-менеджерів абревіатура. Чому так? Бо всі чули яких неймовірних бенефітів може надати ефективно впроваджена ERP система із одночасним яскравим фоном у вигляді скандалів через завдані збитки та неуспішні спроби впровадження різних ERP систем на різних підприємствах. Що ж таке ERP система, та які саме переваги та ризики несе впровадження ERP системи на підприємстві? І головне – які передумови для успішного впровадження ERP системи?
ERP system – Enterprise Resources Planning system, дослівно – Система планування ресурсів підприємства. Загалом можна по-різному перекладати, але в цілому це система що надає інструментарій для якісного управління підприємством на основі достовірних та своєчасних даних за рахунок проактивних дій збоку ERP системи. Так, саме проактивних дій збоку ERP системи, а не узагальнення ретроспективно введеної інформації, як у випадку із Бухгалтерським обліком. Тобто, в автоматизовану середу своєчасно потрапляє достовірна інформація, безпосередньо з місць де вона народжується, і на основі якої формується повноцінна картина по підприємству, його клієнтам та постачальникам, і нарешті на підставі такої картини ERP формує деталізоване завдання для кожного учасника робочого процесу. Таким чином саме ERP система керує процесами, а не лише процеси реєструють свої результати в обліковій системі.
Перераховувати переваги від впровадження ERP системи можна доволі довго через дійсно неосяжний океан таких переваг. Безсумнівно – найголовніше це наявність достовірної та своєчасної інформації щодо стану всього підприємства для вчасного прийняття ефективних управлінських рішень. Це можна відчути на простому прикладі – коли в ERP системі присутні достовірні дані щодо замовлень клієнтів, залишків матеріалів та напівфабрикатів на складах та у виробництві, наявності та завантаження робочих центрів, трудових та фінансових ресурсів, цілісної конструкторсько-технологічної документації та достовірної інформації збоку постачальників та логістів, можна якісно та легко спланувати критичний шлях у виробництві продукції з точністю до одного дня або навіть години. Це дозволяє встановлювати реалістичні терміни постачання та отримувати максимальну ефективність всіх процесів. Реальне зростання ефективності процесів призводить до підвищення конкурентних переваг підприємства та як наслідок збільшення прибутку. Нам відомі достовірні факти коли за рахунок впровадження ERP системи було збільшено випуск продукції у 4 рази з одночасним зменшенням чисельності співробітників на 25% та доступною можливістю зменшення чисельності ще на 30%!!!
Зважаючи на вищевикладені умови можна зрозуміти, що задля досягнення реальних результатів майже всі бізнес-процеси Підприємства мають бути заведені до ERP системи. І тут на заваді стануть унікальні особливості ERP системи, Підприємства, його підрозділів, керівників та продуктів/послуг. Експерти стверджують, і наша Команда поділяє цю думку, що понад 50% впроваджень ERP систем закінчуються провалом або не досягають поставлених цілей. Поєднуючи цю особливість із значною вартістю повноцінних проектів із впровадження ERP системи, можна зрозуміти причини негативного фону, що супроводжує проєкти з впровадження ERP.
Ще один негативний момент супроводжує проєкти впровадження ERP систем – корупція. Так, на превеликий жаль, через доволі велику вартість впровадження ERP та складність проведення неупереджених аудитів таких проєктів, багато нечистих на руку ділків розпочинають проєкти з єдиної метою і це зовсім не підвищення ефективності роботи Підприємства. І не варто вважати, що це поширено лише у країнах із економікою що розвивається – ні, в розвинутих країнах це також дуже популярна історія.
Таким чином можна сказати, що успішні ERP проєкти всі різні, а от неуспішні – майже однакові.
То які передумови успішного проєкту впровадження ERP системи?
- Найголовніше – це потреба в ERP системі у повноважного керівника Компанії. Якщо в Компанії є керівник, зацікавлений отримати такий потужний інструмент як ERP, в нього є ресурси та повноваження, то вважайте що у Підприємства вже є понад 50% умов для успішного проєкту. Добре коли це перша особа, але зовсім не обов’язково. Головне – дійсна потреба, ресурси та повноваження. Не варто робити відповідальним за впровадження ERP системи системного адміністратора або неповноважного керівника ІТ підрозділу. Відповідальний (або ще можна назвати його – спонсор проєкту) повинен мати дієві повноваження впливати на Компанію в цілому, шляхом змінювання бізнес-процесів, доступом до бюджетів, преміюваннями, стягненнями, звільненнями або найманням нових співробітників.
- Другим за важливістю для успішного впровадження фактором є Команда, що буде безпосередньо впроваджувати ERP систему. Так не Компанія, не розробник/вендор ERP системи, а саме Команда. Команда повинна мати у своєму досвіді низку успішних проєктів із аналогічною функціональністю та галуззю, співставним масштабом та у Вашій країні. Обов’язково перевіряйте склад Команди та референси, що вони нададуть. Упевніться, що Вам не намагаються продати досвід впровадження Документообгу або CRM системи як досвід впровадження повноцінного ERP. Саме досвідчена Команда забезпечує додаткові 20% для успішного впровадження. Важливо пам’ятати, що навіть нереально фантастична команда не забезпечить успішного впровадження без виконання умов із попереднього пункту.
- Наявність прозорих, вимірних, формалізованих цілей проєкту забезпечить щонайменше відсутність непорозумінь в ході проєкту та у його оцінці на успішність або неуспішність. До початку проєкту обов’язково потрібно скласти перелік цілей, виміряти поточні показники та узгодити це з Командою впровадження. Наприклад, поточна пропускна здатність виробництва 10 одиниць на день, простій основного робочого центру в середньому 3 години на 8ми годинний робочий день, попит 15 одиниць на день, ціль зменшити простій щонайменше на 20 відсотків та збільшити випуск до 12 одиниць.
- Центр компетенцій. Ніколи не йдіть у великий проєкт без свого Центру компетенцій. Наявність свого Центру компетенцій дозволяє розвантажити зовнішню Команду впровадження, пришвидшити впровадження, навчання, виправлення помилок та відчутно зменшує витрати та залежність від зовнішньої Команди. Після завершення впровадження ERP система обов’язково потребуватиме кваліфікованого супроводу та підтримки і внутрішній центр Компетенцій забезпечить це завдяки попередній участі у самому впровадження.
- Реалістична оцінка витрат на проєкт та наявність відповідних бюджетів. Вартість впровадження ERP системи дуже сильно перевищує вартість ліцензій на саму ERP систему. На жаль, багато підступних «продавців райдужних поні» намагаються ввести Замовника в оману ще на самому початковому етапі, пропонуючи придбати перші 50 ліцензій при потребі у 2500, щоб знизити початковий бюджет. Вони добре розуміють, що одного разу придбавши їх систему та витративши відчутну суму на впровадження, Замовнику майже не буде шансів відмовитись від неї оскільки перевпровадження це такий саме коштовний та стресовий для Підприємства процес. Тому обов’язково зразу рахуйте реальну кількість робочих місць та ліцензій. Якщо пропонують меншу кількість ліцензій за рахунок того, що документи будуть заповнюватися на місцях якимось чином, а потім централізовано вноситися до ERP системи іншими операторами і це суттєво впливає на кількість ліцензій/робочих місць – прощайтеся з цими продавцями. Інформація має поступати в систему в онлайн режимі відразу з місць її створення, в іншому випадку це не ERP система, а швидше система Бухгалтерського обліку, а вона точно не створювалася для досягнення цілей ефективного управління Підприємством! Для повного розуміння вартості впровадження та володіння ERP системою потрібно скласти:
- Вартість ліцензій для всіх робочих місць що приймають участь в бізнес-процесі.
- Від чотирьох, а часто навіть десяти номіналів вартості ліцензій на сам проєкт впровадження.
- Витрати за 5ть років на технічний супровід від вендора (10-25% на рік від сукупної вартості ліцензій).
- Реалістичні витрати за 5ть років на зовнішніх розробників, наприклад для підтримки актуальності податкового та бухгалтерського функціоналу.
- Реалістичні витрати за 5ть років на внутрішній Центр компетенцій.
- Витрати за 5ть років на серверні потужності, інше обладнання та спеціалістів з їх підтримки.
- Готовність до потрясінь. Впровадження ERP системи це впровадження змін на Підприємстві і як всі значні зміни, впровадження ERP стикається з усіма стадіями прийняття відповідно до Елізабет Кюблер-Росс – заперечення, злість, торг, депресія, прийняття. Отже, Підприємство буде відчувати те саме й всім важливо пам’ятати, що не буває кардинальних змін без потрясінь. Керівництво має відстоювати зміни та доводити розпочату трансформацію до кінця. Бажано це робити через різні системи додатної мотивації співробітників, але іноді потрібно звертатися до інструментів стягнення.
Існує ще великий перелік факторів, що мають вплив на успішність проєкту впровадження ERP системи, але дотримання вищевикладених умов вже гарантуватиме Підприємству високий шанс на успішне впровадження ERP системи.
Команда Infosol має успішний досвід понад сотні проєктів автоматизації зокрема ERP систем різних вендорів і зможе розповісти ще більше про світ ERP систем та допомогти отримати успішне та результативне впровадження.